среда, 30 декабря 2015 г.

Примеры использования формул в таблицах – отчетах


В предыдущем сообщении были рассмотрены способы введения формул в ячейки таблиц – отчетов: http://acadedream.blogspot.ru/2015/12/blog-post_29.html. Рассмотрим использование формул более подробно.



Сумма
Опция Сумма выводит в выбранную ячейку результат сложения числовых значений выделенного диапазона ячеек. Выделите ячейку таблицы и в раскрывающемся списке Формула панели Вставка выберите опцию Сумма. Далее будет предложено задать начало и конец диапазона. Значения всех ячеек, которые попадают в выбранный диапазон, будут просуммированы. В выбранной ячейке отобразится формула.

 
Выберите команду Закрыть текстовый редактор на панели Закрыть, чтобы выйти из редактора. После выхода из текстового редактора, формула будет заменена знаком «решетка» (#), так как диапазону ячеек не назначены значения.



После введения числовых значений в ячейки, входящие в диапазон, знак «решетка» (#) будет заменен результатом сложения соответствующих числовых значений.



Синтаксис опции Сумма выглядит следующим образом: =Sum(обозначение первой ячейки диапазона, например, A2 : обозначение последней ячейки диапазона, например, E2).

Среднее
Эта опция используется для вычисления среднего значения ячеек диапазона. Последовательность действий аналогична использованию опции Сумма.

 
Синтаксис опции Среднее следующий: =Average(обозначение первой ячейки диапазона, например, A2 : обозначение последней ячейки диапазона, например, E2).

Количество
Данная опция используется для вставки формулы, которая подсчитывает количество ячеек, попавших в диапазон. Последовательность действий аналогична использованию опции Сумма.

 
Синтаксис опции Количество выглядит следующим образом: =Count(обозначение первой ячейки диапазона, например, A2 : обозначение последней ячейки диапазона, например, E2).

Ячейка
Опция используется для вывода в текущей ячейке значения другой ячейки. При изменении значения в другой ячейке, значение текущей ячейки обновляется автоматически. В раскрывающемся списке Формула на панели Вставка выберите Ячейка, затем выберите ячейку, значение которой должно быть уравнено со значением текущей ячейки.

 
Синтаксис опции Ячейка следующий: =обозначение ячейки, из которой будет скопировано значение.

Уравнение
Использование этой опции позволяет вводить формулу вручную,
см.
http://acadedream.blogspot.ru/2015/12/blog-post_29.html.

Копирование формул
В правом нижнем углу выделенной ячейки появляется голубая «ручка». Если перемещать голубую «ручку» левой кнопкой мыши, то содержимое ячейки переносится в соседнюю ячейку: справа, слева, сверху или снизу.


Если в ячейке размещена формула, то она копируется в другую ячейку. При этом содержание формулы изменяется в соответствии с изменением местоположения. Например, при копировании формулы из ячейки, которая суммирует значения в ячейках А2…Е2, в нижнюю ячейку, диапазон суммирования в новой ячейке изменяется, и формула в новой ячейке использует для суммирования значения в ячейках А3…Е3.


Если при копировании формулы адреса ячеек, значения которых используется в формуле, изменять не требуется, то нужно добавить значок доллара ($) в часть формулы, указывающую на строку или на столбец, значения которых остаются без изменений. Например, при копировании формулы =Sum(A$2:E$2) в нижнюю ячейку содержание формулы не изменяется.



Автоматическое заполнение ячеек данными с шагом приращения
Ячейки таблицы можно автоматически заполнять данными с шаговым приращением. Например, если выделить ячейки, содержащие значения с шаговым приращением, и переместить выделенный диапазон за голубую «ручку» левой кнопкой мыши, то остальные ячейки таблицы заполнятся автоматически.

вторник, 29 декабря 2015 г.

Использование формул в таблицах - отчетах


Ячейки таблиц – отчетов могут содержать не только текстовые значения и графические объекты (блоки), но также формулы, определяющие значение в выбранной ячейке на основании значений, содержащихся в других ячейках таблицы или других размещенных на чертеже таблиц.

При выборе ячейки (щелкнуть в середине ячейки) или ячеек таблицы - отчета отображается контекстная вкладка ленты «Ячейка таблицы», на которой расположены инструменты для редактирования ячеек и таблиц.

 
Формулу в выбранную ячейку таблицы можно вставить несколькими способами:
  1. Выбрав нужную формулу в раскрывающемся списке «Формула» на панели «Вставка» контекстной вкладки «Ячейка таблицы» ленты.
     

  2. Запустив инструмент «Поле» на панели «Вставка» контекстной вкладки «Ячейка таблицы» ленты.
     

  3. Выбрав нужную формулу в контекстном меню для выбранной ячейки.
     


  4. Двойным щелчком по ячейке таблицы открывается контекстный редактор и формулу в ячейку можно ввести вручную.
Контекстная вкладка и контекстное меню открываются щелчком внутри ячейки таблицы.

Каждому столбцу таблицы присвоена буква (например, A, B, C и т.д.), а строкам – числа (например, 1, 2, 3 и т.д.). Системная переменная TABLEINDICATOR управляет отображением номеров строк и букв столбцов. По умолчанию системная переменная TABLEINDICATOR имеет значение «1», что означает, что номера строк и буквы столбцов отображаются при запуске текстового редактора. Назначение системной переменной значения «0» отключает видимость номеров строк и букв столбцов.

В обозначении ячеек используются буквы столбцов и номера строк. Например, ячейка, находящаяся в столбце «А» и строке «2», обозначается как «А2».

 
Формулы также определяются на основе диапазона ячеек, который задается путем ввода обозначений первой и последней ячеек диапазона, разделенных знаком «двоеточия» (:). Диапазон содержит все ячейки, находящиеся между крайними ячейками. Например, запись «A2 : C3» означает, что все ячейки второй и третьей строки в столбцах А, В и С входят в диапазон.



Если в диапазон включаются отдельные ячейки, то их обозначения разделяются «запятыми».

Формула должна начинаться со знака равенства (=) и может содержать любой из следующих знаков: знак плюс (+), знак минус (-), знак умножения (*), знак деления (/), знак возведения в степень (^) и скобки ().

Процедура вставки формул из раскрывающего списка «Формула»
  1. Кликните внутри ячейки таблицы.
  2. Выберите нужную формулу в раскрывающемся списке «Формула» на панели «Вставка» контекстной вкладки «Ячейка таблицы» ленты: «Сумма», «Среднее», «Количество», «Ячейка».
     

  3. Далее следует отвечать на запросы программы.
  4. При необходимости отредактируйте появившуюся в ячейке формулу.
  5. Для сохранения изменений и завершения работы щелкните курсором в любом месте чертежа или нажмите ОК.
Рассчитанное по формуле значение отобразится в выбранной ячейке.


Процедура вставки поля «Формула» в ячейку таблицы
  1. Кликните внутри ячейки таблицы.
  2. Запустите инструмент «Поле» на панели «Вставка» контекстной вкладки «Ячейка таблицы» ленты.
     

  3. В диалоговом окне «Поле» в выпадающем списке «Категории полей» выберите «Объекты». В списке «Имена полей» выберите «Формула».
     

  4. Для ввода формулы выполните одно из следующих действий:
  • Нажмите нужную кнопку «Среднее», «Сумма» или «Кол-во». Диалоговое окно «Поле» временно закроется. Для указания диапазона ячеек укажите точку внутри первой и последней ячейки. В разделах «Формула» и «Формула для поля» отобразится формула для расчета значения выбранной ячейки.
  • Нажмите кнопку «Ячейка». Диалоговое окно «Поле» временно закроется. Выберите ячейку в таблице – отчете для копирования ее значения в новую ячейку таблицы. В разделах «Формула» и «Формула для поля» отобразится обозначение исходной ячейки.
5.  При необходимости нажмите кнопку «Дополнительный формат» и настройте параметры отображения в новой ячейке.

 

6. Нажмите кнопку ОК для завершения расчета значения в новой ячейке.
7. Для сохранения изменений и выхода из редактора нажмите клавишу «Q» (Quit).

Процедура ввода формулы в ячейку таблицы вручную
  1. Кликните внутри ячейки таблицы.
  2. В раскрывающемся списке «Формула» на панели «Вставка» контекстной вкладки «Ячейка таблицы» ленты выберите «Уравнение».
  3. Введите формулу (функцию или арифметическое выражение), как показано в следующих примерах.
=sum(a1:a25,b1) - Суммируются значения ячеек в строках с 1-ой по 25-ую столбца A и в первой строке столбца B.

=average(a100:d100) - Вычисляется среднее значение ячеек строки 100 столбцов A, B, C, D.

=count(a1:m500) - Отображается общее число ячеек в столбцах A…M строк 1…500.

=(a6+d6)/e1 - Суммируются значения в ячейках A6 и D6, полученный результат делится на значение в ячейке E1.

4. Для сохранения результатов вычислений и завершения работы с редактором щелкните на чертеже вне окна редактора или нажмите клавишу Enter.

В формулах, использующих процедуры суммирования, определения средних значений и подсчета количества, пустые ячейки и ячейки, не содержащие цифрового значения, игнорируются. Другие формулы выдают ошибку (#), если какая-либо включенная в формулу ячейка пуста или содержит нецифровые данные.

Для расчета значения ячейки можно использовать значения ячеек другой размещенной на чертеже таблицы. Ссылка на таблицу будет содержаться в формуле.

пятница, 11 декабря 2015 г.

Панели «Формат ячеек» и «Вставка» вкладки «Ячейка таблицы»



 
При выборе ячейки (щелкнуть в середине ячейки) или ячеек таблицы отображается контекстная вкладка ленты «Ячейка таблицы».



На панели «Формат ячеек» вкладки размещены два раскрывающихся списка:
  • Блокировка ячеек - Блокировка и снятие блокировки содержимого ячеек и/или форматирования для редактирования.
  • Формат данных - Вывод списка типов данных ("Углы", "Дата", "Десятичное число" и пр.), которые можно назначить строкам таблицы.

 
Блокировка ячеек защищает их от случайного изменения. Раскрывающийся список «Блокировка ячеек» на панели «Формат ячеек» содержит четыре инструмента для блокировки: «Разблокировано», «Содержимое заблокировано», «Формат заблокирован» и «Содержимое и формат заблокированы».

По умолчанию используется опция «Разблокировано». Используйте опцию «Содержимое заблокировано» для того, чтобы содержание текста не было случайно изменено, однако при этом вы можете изменять форматирование текста. Выберите опцию «Содержимое и формат заблокированы», чтобы форматирование и содержание текста не были случайно изменены.

 
Отображение текста в ячейке зависит от выбранного формата данных. Раскрывающийся список «Формат данных» на панели «Формат ячеек» содержит девять форматов данных, для задания ячейкам таблицы требуемого формата.

В списке также можно выбрать «Пользовательский формат ячейки таблицы». Открывается диалоговое окно «Формат ячейки таблицы» для выбора нужного формата из списка «Тип данных». В окне справа отображается список форматов для выбранного типа данных. Например, если выбран тип данных «Текст», то отображаются следующие форматы: «Верхний регистр», «Нижний регистр», «Первая заглавная» и «Как в заголовках».

Поле «Образец» используется для предварительного просмотра данных с учетом выбранного варианта в списке «Формат». Выбрав нужные тип и формат данных, нажмите кнопку ОК для отображения в выбранной ячейке (ячейках) текста в соответствии с выбранными настройками.

Более подробно о форматах данных можно прочитать здесь:

 
На панели «Вставка» размещены следующие инструменты:
  • Блок – Выбор и вставка блока в выбранную ячейку таблицы
  • Поле - Выбор и вставка текстового поля в выбранную ячейку таблицы
  • Раскрывающийся список «Формула» - Вставка формулы в выбранную ячейку таблицы
  • Управление содержимым ячейки - Отображение содержимого выбранной ячейки.

 
Инструмент «Блок» используется для вставки блока в выбранную ячейку таблицы. Открывается диалоговое окно «Вставка блока в ячейку таблицы». В раскрывающемся списке поля «Имя» выберите имя размещенного на чертеже блока или нажмите кнопку «Обзор» для выбора блока по имени файла. После выбора блока появится его изображение в окне предварительного просмотра. Задайте настройки в разделе «Свойства»:
  • Масштаб - Используется для определения масштаба блока. Если активна опция «Вписать», то поле «Масштаб» не активно, и блок масштабируется в соответствии с размерами выбранной ячейки.
  • Угол поворота - Задается угол поворота блока в ячейке
Общее выравнивание в ячейках - Этот раскрывающийся список используется для определения выравнивания блока относительно границ выбранной ячейки.



В ячейку таблицы также можно вставить текстовое поле. Текстовое поле содержит данные, связанные со свойством, определяющим поле. Например, можно вставить текстовое поле с кодом места, заданным в диалоговом окне «Свойства чертежа». Эта информация автоматически отобразиться в текстовом поле. При изменении кода места в свойствах чертежа, после обновления поля соответствующие изменения автоматически будут внесены в текст.

 
Нажмите на кнопку «Поле» на панели «Вставка», откроет одноименное диалоговое окно. Выберите текстовое поле из списка «Имена полей», формат поля из списка «Формат» и нажмите кнопку ОК Если для поля были определены данные, то они отобразятся в соответствующем поле диалогового окна. В противном случае поле будет содержать пунктирную линию (----).

В раскрывающемся списке «Категории полей:» выбирается нужная категория, чтобы отфильтровать «Имена полей» для этой категории.

(продолжение следует)

вторник, 1 декабря 2015 г.

Контекстная вкладка ленты «Ячейка таблицы»


При выборе ячейки (щелкнуть в середине ячейки) или ячеек таблицы отображается контекстная вкладка ленты «Ячейка таблицы».

На вкладке «Ячейка таблицы» расположены инструменты, позволяющие выполнить следующие действия:
  • Вставка и удаление строк и столбцов
  • Объединение и отмена объединения ячеек
  • Работа со стилями ячеек
  • Изменение внешнего вида границ ячеек
  • Изменение формата и выравнивания данных
  • Блокировка и разблокировка ячеек
  • Вставка блоков, полей и формул
  • Создание, редактирование и управление связями данных
  • Связывание таблицы с внешними данными

На панели «Строки» размещены следующие инструменты:
  • Вставить выше - Вставка новой строки выше выбранной ячейки или строки
  • Вставить ниже - Вставка новой строки ниже выбранной ячейки или строки
  • Удалить строки - Удаление выбранной строки (нескольких строк).

На панели «Столбцы» размещены следующие инструменты:
  • Вставить слева - Вставка столбца слева от выбранной ячейки или столбца
  • Вставить справа - Вставка столбца справа от выбранной ячейки или столбца
  • Удалить столбцы - Удаление выбранного столбца (нескольких столбцов).

На панели «Объединить» размещены следующие инструменты:
  • Раскрывающийся список «Объединить ячейки» - Объединение нескольких выбранных ячеек в одну ячейку.
  • Разделить ячейки - Разделение ячеек, которые прежде были объединены.

Раскрывающийся список «Объединить ячейки» содержит следующие инструменты: «Объединить все», «Объединить по строкам» и «Объединить по столбцам», названия и пиктограммы которых наглядно поясняют, как работают инструменты..



На панели «Стили ячеек» размещены следующие инструменты:
  • Формат по образцу - Применение свойств выбранной ячейки к другим ячейкам. Особенно эффективен этот инструмент, если нужно перенести параметры из одной ячейки в несколько других. Выберите ячейку с необходимыми свойствами и запустите команду «Формат по образцу». Рядом с курсором появится изображение кисточки. Выберите ячейки для назначения им новых свойств и нажмите Enter для завершения процедуры.
  • Раскрывающийся список «Выравнивание» - Задаются параметры выравнивания содержимого ячеек. Относительно верхней и нижней границы ячейки содержимое можно выравнивать по середине, по верхнему краю или по нижнему краю. Относительно левой и правой границы ячейки содержимое можно выравнивать по центру, по левому краю или по правому краю.
  • Раскрывающийся список «Стили ячеек таблицы» - Отображение стилей ячеек для назначения выбранной ячейке нужного стиля. Соответствует раскрывающемуся списку инструмента «Стиль ячеек» контекстного меню для ячейки.
В списке отображаются стили ячеек, обязательно содержащиеся в текущем стиле таблиц: «Название», «Заголовок» и «Данные», а также «По строке / столбцу», которые невозможно удалить и переименовать.


Также на панели имеются еще две опции, которые открывают одноименные диалоговые окна:
  • Создание нового стиля ячеек – Создание нового стиля ячеек на основе уже существующего стиля.
  • Управление стилями ячеек - Отображение всех стилей ячеек, содержащихся в текущем стиле таблицы, возможность создания, переименования и удаления стилей ячеек.
Про стили таблиц – отчетов можно прочитать здесь: http://acadedream.blogspot.ru/2015/10/blog-post_8.html

Еще два инструмента расположены на панели «Стили ячеек»:
  • Цвет фона ячеек таблицы – Задается цвет фона ячеек таблицы. Выберите «Нет», нужный цвет фона или нажмите кнопку «Дополнительные цвета…» для отображения диалогового окна «Выбор цвета».

  • Границы ячеек – Определение внешнего вида границ для выбранных ячеек таблицы. Нажатием кнопки открывается диалоговое окно «Свойства границ ячеек».

В верхней части диалогового окна задаются свойства границ, а затем в нижней части свойства назначаются границам.

(Продолжение следует)